La sécurité juridique dans l’entreprise : problématiques commerciales – contrats fournisseurs/clients – par Pascal Lê Dai Avocat au Barreau de Paris (pascalledai@ledai-avocat.fr)

Compte tenu du temps imparti, l’intervention se focalisera sur les contrats de prestation de services qui soulèvent plus de question qu’un simple contrat de vente de matériel par exemple.

Quels sont les trois problèmes dans l’exécution du contrat les plus récurrents et qui appellent un soin particulier à apporter à la rédaction du contrat ?

I Les clauses concernant la prestation et les conditions financières

On est au cœur de la relation contractuelle. Ces clauses sont souvent l’objet de la discussion quand il y a un contentieux sur l’exécution du contrat.

Premier réflexe : déterminer le paramètre contractuel : essayer d’être le plus précis possible dans le contenu de la prestation.

Plus on est précis, mieux on pourra se défendre et cela vaut également pour le prix. En effet, on engage sa responsabilité par rapport au périmètre contractuel défini.

Clauses liées à la prestation elle-même :

-          préciser ce qui rentre dans la prestation qui doit être livrée. Dans certains contrats, il sera également important de spécifier ce qui ne rentre pas dans cette prestation.

Parfois, le client peut extrapoler la prestation et voudra mettre en cause la responsabilité s’il n’a pas ce qu’il espère. C’est donc très important, surtout lorsqu’il y a des prestations accessoires à la prestation principale, de préciser ce qui est inclus dans le prix.

-          Dans le même esprit : il peut être important de spécifier le ou les résultats que l’on recherche à travers la prestation. C’est l’objet par exemple du préambule dans le contrat : pourquoi on s’est rencontré ? Quels sont les besoins du client, et les raisons de son appel au prestataire pour qu’il exécute telle prestation ?

Quand le client voudra mettre en cause la responsabilité du prestataire à cause d’une mauvaise exécution par exemple, il sera plus a l’aise parce qu’il aura précisé à l’avance la raison pour laquelle il a fait appel au prestataire, ainsi que l’environnement dans lequel s’exécute la prestation, le contexte.

Il peut même y avoir une obligation de résultat.

Déterminer les résultats que l’on escompte, c’est pour le client établir un cahier des charges, plus ou moins simple. Dans des prestations très techniques, le cahier des charges sera annexé au contrat.

On fixe vraiment le cadre de ce que l’on veut.

Par exemple, dans un contrat de distribution, on peut fixer des objectifs chiffrés (chiffre d’affaires réalisé, volume des achats, etc.). Il est dans ce cas plus facile pour une partie d’engager la responsabilité de son cocontractant en cas de mauvaise exécution.

-          Autre point : préciser les délais d’exécution. Surtout si l’exécution s’échelonne sur plusieurs phases (éventuellement mise en place d’un calendrier). C’est l’intérêt des deux parties de préciser : quand commence la prestation, quand elle se termine.

-          Dernier point, plutôt dans l’intérêt du fournisseur, mentionner ce que doit faire le client pour permettre la bonne exécution de la prestation. Cela peut permettre au prestataire de se défendre en cas de litige, si le client n’a pas fourni une information nécessaire, par exemple.

Exemple : un éditeur de logiciel vend à un de ses clients un logiciel standard pour la gestion immobilière. Il vend également une prestation de mise en place du logiciel pendant un an. Certains modules ne marchent pas, mais le client n’a pas donné toutes les données nécessaires pour que l’éditeur de logiciel puisse paramétrer correctement son logiciel (notamment au regard de la TVA). Ce n’est pas la responsabilité du prestataire de fournir ces données qu’il ne connait pas.

Autre versant des obligations essentielles : l’obligation de payer le prix pour le client.

Cela devrait être plus simple, mais cela donne lieu souvent à conflit.

On rappellera tout d’abord une évidence : il convient d’acter du prix convenu.

Dans certains cas, la prestation impliquent des frais qui ne sont pas par nature inclus dans le prix. Ils doivent être pris en charge par le client. C’est mieux de préciser dans quelles conditions on peut engager des frais et se les faire rembourser.

Quand un contrat se renouvelle, on peut vouloir faire évoluer le prix. Si rien n’est prévu, un accord sur le nouveau prix est nécessaire. On ne peut pas l’imposer dans le cadre du contrat actuel à notre client. Si le client refuse, on est obligé d’exécuter le contrat avec son prix actuel.

La parade à cela c’est par exemple de prévoir dans ce type de contrat, ou les contrats à durée indéterminée, une révision du prix à intervalle régulier, et éventuellement automatique sur la base de critères objectifs si on peut.

Il faut déterminer le moment de la facturation et du paiement.

Par exemple un prestataire livre un bien qui implique des travaux d’installation. La mise en service a lieu. La machine ne fonctionne pas correctement et le client ne veut pas payer le solde du prix. Il engage un référé, demande une expertise, ainsi qu’une provision sur les dommages et intérêts qu’il pourrait obtenir dans le cadre d’une procédure au fond.

Or, dans le contrat, il est marqué « paiement du solde à la mise en service ». La mise en service a eu lieu. S’il y a un problème de fonctionnement, c’est à l’expert d’en déterminer l’origine, mais le fournisseur est en droit de réclamer à titre reconventionnel le paiement du solde.

Selon le côté où l’on se trouve, la même problématique va être envisagée un peu différemment.

Délais de paiement, pénalités de retard. La question est encadrée par la loi. Si en tant que client on ne prévoit pas contractuellement des délais de paiement qui nous arrangent, on sera soumis au délai légal (30 jours à compter de la date d’exécution de la prestation). Si on souhaite l’allonger, il faut donc le faire contractuellement (en respectant le délai maximum légal : 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date de d’émission de la facture).

Idem pour les intérêts de retard : on n’y pense pas toujours et ça peut couter cher. Au minimum, si on est en retard, on doit 3 fois le taux d’intérêt légal. Si un client est susceptible d’être en retard, il a vraiement intérêt à ce que le taux des intérêts de retard soit spécifié. En effet, en vertu des dispositions du Code de commerce en l’absence de clause, le taux qui s’applique est le taux appliqué par la Banque centrale européenne à sa dernière opération de refinancement, majoré de 10 points de pourcentage.

Concrètement, il y a deux ans ce taux était d’environ 1 %. Le taux des intérêts de retard, dans le silence du contrat, s’élevait ainsi à 1 % + 10 % = 11 %.

II Les clauses liées à la responsabilité

Problématique : quel est le préjudice pour lequel on peut demander réparation en cas d’inexécution du contrat, et jusqu’à quel montant peut aller cette indemnisation ?

A titre préliminaire, on rappellera que pour mettre en jeu la responsabilité du prestataire, il est nécessaire de démontrer d’abord l’existence d’un faute, d’un manquement au regard de ses engagements contractuels.

A cet égard, il y a deux sortes d’obligations : de moyen ou de résultat. Dans le premier cas, le client doit démontrer que le prestataire n’a pas exécuté sa prestation dans les règles de l’art, alors que dans le cas d’une obligation de résultat, il suffit que le client fasse constater que le résultat prévu n’est pas fourni.

Principe en matière d’indemnisation : on ne peut demander que le préjudice qui était prévisible au moment de la conclusion du contrat, ce qui raisonnablement est lié à la prestation du contrat.

En même temps, et en vertu d’un autre grand principe, on a droit à la réparation de la totalité du préjudice subi (principe de la réparation intégrale). Par exemple, si à cause d’une mauvaise exécution du contrat, on subit une perte d’activité et/ou une atteinte à l’image de la société, de tels éléments rentrent en ligne de compte pour l’évaluation du préjudice indemnisable.

Du côté du prestataire, on peut prévoir une clause limitative de responsabilité. Par exemple : prévoir que le préjudice indemnisable exclut toute perte d’exploitation, tout préjudice indirect comme l’atteinte à l’image, etc.

Le contrat peut prévoir une clause d’exonération de responsabilité (dans les limites autorisées par la loi).

 

Il peut encore prévoir une procédure de réclamation, avec un délai de réclamation, des formalités à respecter. Ainsi, si le client n’a pas fait sa réclamation dans le délai et les formes prévus, il sera forclos.

Dernier point très utile pour le prestataire : prévoir le plafonnement de l’indemnisation (il est toutefois recommandé d’éviter les plafonnements ridiculement bas, qui pourraient être remis en cause par le juge comme équivalents à une absence d’indemnisation). On voit souvent un plafond qui correspond au prix payé par le client, ou à l’équivalent d’un an de prestations payées par le client.

Du côté du client on peut sécuriser l’indemnisation par la clause pénale, sanction quasi automatique. Son grand intérêt est que l’on connait immédiatement le montant de la sanction. Par exemple si une prestation n’est pas exécutée dans tel délai, le prestataire devra une indemnité de XXX euros.

Autre point : la clause concernant la garantie contre les actions de la part de tiers au contrat et qui sont causées par l’exécution du contrat. C’est une clause très importante par exemple lorsque le contrat concerne des droits de propriété intellectuelle, et ce pour se prémunir d’actions en contrefaçon de la part de tiers.

 

III – Les clauses concernant la durée

Dernière grande problématique : savoir si on entre dans un contrat à durée déterminée ou dans un contrat à durée indéterminée.

Les conséquences ne sont pas les mêmes. Dans un contrat à durée déterminée, on ne peut pas en principe terminer le contrat de sa seule initiative avant la fin de la durée prévue. En même temps, c’est une sécurité pour le prestataire qui a l’assurance de fournir une prestation, et donc de recevoir le prix correspondant, pour une durée déterminée.

Si on ne précise pas la durée du contrat, celui-ci sera à durée indéterminée. C’est en principe une situation de plus grande insécurité pour le prestataire car le contrat peut être résilié à tout moment (pour l’une ou l’autre des parties), sous réserve de respecter un préavis.

La solution intermédiaire : le contrat à durée déterminée avec renouvellement par tacite reconduction, c’est-à-dire sauf si l’une ou l’autre des parties le dénonce avant la fin du terme prévu. Cela peut être une solution équilibrée : on s’engage pour une durée qui sera reconduite mais avec la possibilité de sortir du contrat à intervalle régulier.

Lorsqu’on est dans un contrat à durée déterminée, il est recommandé d’insérer une clause prévoyant la possibilité de résilier le contrat de façon anticipée, sous certaines conditions, notamment en cas de manquement de l’autre partie à l’une de ses obligations. A défaut, et selon la loi, seul un juge peut mettre fin à un contrat avant sa durée contractuelle : principe de la résolution judiciaire.

 

IV – La preuve de l’accord sur les conditions du contrat :
la problématique des conditions générales préétablies

Un contrat bien rédigé ne suffit pas pour la sécurité juridique. Encore faut-il être en mesure de prouver que l’on a obtenu le consentement du client ou du prestataire sur les conditions du contrat.

En cas de litige, la preuve du consentement est le nerf de la guerre.

Cas de figure assez récurrent : on fait des conditions générales qui sont préétablies, pré-imprimées, qu’est ce que cela vaut ?

On rappellera à cet égard qu’en vertu du Code de commerce le fournisseur a l’obligation, de communiquer ses conditions générales à tout client potentiel qui lui en fait la demande.

Mais le fait de les avoir communiquées pour information, ne signifie pas que le client les a acceptées. Comment prouver l’acceptation? Le mieux c’est d’obtenir l’apposition de la signature du client sur les conditions générales.

Dans cette perspective, il est important de les soumettre pour signature au client le plus en amont possible et avant l’exécution de la prestation : au moment du devis, du bon de commande par exemple.

L’idéal n’est pas au dos de la facture, parce qu’elle est souvent émise après la prestation. Au contentieux, les conditions générales imprimées au dos de la facture, en soi, n’ont pas une grande valeur.

Un dernier point : les conditions générales peuvent être complétées par des conditions particulières, lesquelles peuvent viser les conditions générales. Les conditions particulières sont aussi pour le client l’occasion de préciser ses conditions à lui, lesquelles primeront alors sur les conditions générales.

Pascal Lê Dai Avocat à la Cour

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